Vous avez entendu parler des exigences en matière de vaccination contre le COVID-19 pour les employés du secteur de la santé et des autorités fédérales. Désormais, l’OSHA (Occupational Safety and Health Administration) applique une norme d’urgence temporaire (ETS) pour le secteur privé. Le sort exact de la norme est en suspens après un sursis prononcé et confirmé par l’U.S. Court of Appeals for the Fifth Circuit, stipulant que l’OSHA ne peut pas mettre en œuvre ou appliquer la norme jusqu’à ce qu’elle en décide autrement.
Dans l’attente du rendu final, The National Law Review conseille aux employeurs de continuer à se préparer « au cas où la règle serait confirmée ou que le sursis du cinquième circuit serait suspendu. » Quelle est l’origine de cette controverse ? Afin de mieux protéger les employés et de réduire le nombre d’infections et la transmissibilité globale du COVID-19, environ 84 millions d’employés devront être vaccinés avant de se présenter sur leur lieu de travail.
Pour vous, en tant qu’employeur, cela signifie une toute nouvelle série de données à collecter, gérer et stocker en toute sécurité pendant toute la durée de cette norme d’urgence temporaire (ETS). Cela signifie également de nouvelles amendes potentielles en cas d’infraction constatée.
Pour tous les détails et les preuves à l’appui, vous pouvez consulter l’intégralité du rapport ici. Attention, il fait près de 500 pages. Détaillons quelques points clés et mesures à prendre qui vous aideront à préparer les systèmes et les processus appropriés pour protéger à la fois votre personnel et votre chiffre d’affaires.
La date limite proposée : le 4 janvier 2022
Les principes :
Les entreprises privées comptant au moins 100 employés devraient obliger tous leurs employés à se faire vacciner contre le COVID-19. Les employés doivent présenter un parcours vaccinal complet avant une date fixée au 4 janvier, ce qui signifie que vous devez commencer maintenant, si ce n’est pas déjà fait. Vous n’avez pas besoin de transformer vos installations en site de vaccination, mais vous devez accorder des congés payés aux employés pour qu’ils puissent se faire vacciner.
Qui est exempté ?
L’obligation vaccinale ne s’applique pas aux travailleurs qui :
- Sont 100 % en télétravail
- Travaillent exclusivement sur Internet
- Présentent des problèmes de santé, des handicaps et/ou des affiliations religieuses qui les empêchent de recevoir le vaccin
Cette ETS ne s’applique qu’aux grandes entreprises. En quoi suis-je concerné si mon entreprise compte moins de 100 employés ?
Pour l’instant, l’ETS n’affecterait que les entreprises disposant d’un grand nombre d’employés, mais cela peut évoluer. L’OSHA envisage la mise en œuvre d’une politique similaire pour les entreprises de moins de 100 employés. Ces exigences pourraient donc très rapidement placer l’ensemble du secteur privé dans une situation de statu quo.
Que faire si mon employé refuse de se faire vacciner ?
Pour les employés qui choisissent de ne pas recevoir le vaccin, deux exigences supplémentaires entrent en jeu.
- Les employés non vaccinés doivent réaliser un test COVID tous les sept jours et transmettre le résultat à l’employeur (il s’agit de données que vous devrez gérer)
- Ils devront également porter un masque à l’intérieur ou en voiture si un autre employé est présent
Éléments à garder à l’esprit :
- La date limite proposée pour exiger que les employés non vaccinés portent des masques est antérieure au reste du mandat, à savoir le 5 décembre 2021.
- Quelques exceptions subsistent quant aux exigences relatives au port d’un masque, notamment lorsque l’employé est seul dans une pièce entièrement close (murs du sol au plafond et porte fermée), lorsque l’employé mange ou boit, lorsqu’il doit être identifié, etc.
- Le paiement des tests relève de la responsabilité des employés. Cette règle est une incitation financière invitant les employés à choisir la vaccination gratuite plutôt que les tests hebdomadaires payants.
Que dois-je faire si un employé est testé positif à la COVID-19 ?
Si l’un de vos employés reçoit un résultat positif à un test de dépistage du COVID-19, il est tenu de vous en informer. De votre côté, vous devez immédiatement bannir du lieu de travail tout employé qui :
- A reçu un résultat de test positif
- Est diagnostiqué par un prestataire de soins de santé agréé
Dans tous les cas, vous avez (potentiellement) de nouvelles données à gérer et à protéger.
Bien que l’ETS permette aux entreprises d’utiliser leurs systèmes et processus existants pour gérer les données de vaccination, une chose est claire : tant que l’ETS est en vigueur, vous devez conserver des registres confidentiels pou chaque employé, ainsi que l’ensemble des dossiers de vaccination. En d’autres termes, vous devez traiter ces informations comme vous le feriez avec tout autre dossier médical confidentiel.
Cela représente un volume important de données que vous devrez collecter et stocker en toute sécurité. Une approche manuelle peut prendre du temps et générer ds erreurs, ce qui peut également avoir un impact négatif sur l’expérience des employés au sein de l’entreprise. Les circonstances sont déjà suffisamment complexes. Aussi, assurez-vous d’avoir une approche automatisée, pratique et sécurisée qui soutiendra chaque employé et lui permettra de poursuivre son travail, quel que soit son choix.
Le coût de non-conformité sera élevé ; la question est de savoir combien
Oui, la mise en œuvre de nouvelles exigences demande du temps et de l’argent, mais ignorer l’ETS est à vos risques et périls en termes financiers. L’amende minimale en cas de violation grave est de 13 653 $, mais peut grimper jusqu’à 136 532 $ pour les entreprises qui enfreignent sciemment les règles énoncées par la norme.
Vous avez notre soutien.
Bien sûr, nous ne savons pas encore quelle sera la suite donnée à l’ETS. Mais si son application persiste, nous disposerons de très peu de temps pour nous adapter à ces nouvelles règles. Il y a quand même une bonne nouvelle : notre solution de gestion des vaccins vous permet de tenir à jour un registre sécurisé avec toutes les nouvelles données, à partir de vos systèmes existants. De plus, nous pouvons vous aider à inciter vos employés pour qu’ils téléchargent et mettent à jour eux-mêmes ces informations facilement et en toute sécurité à l’aide d’une application mobile et/ou d’un portail en libre-service.
L’ensemble du processus est automatisé, donc personne ne perd du temps sur des processus répétitifs ou des erreurs évitables. Vous pouvez même synchroniser les données de vaccination et de test avec les identités des employés pour automatiser l’accès physique des employés aux installations de l’entreprise, créant ainsi un niveau de sécurité et de confidentialité supplémentaire.
Vous devrez peut-être vous soumettre à de nouvelles règles et nous pouvons vous aider à y parvenir plus rapidement, tout en assurant la sécurité de votre entreprise. Connectez-vous pour poursuivre la conversation sur l’accélération de la conformité et l’amélioration de votre posture de sécurité grâce à des solutions cyber-physiques.
