Alors que les employés commencent à abandonner progressivement cette période prolongée de travail à distance et à revenir sur les lieux de travail, les entreprises discutent du moment et de la manière de le faire en toute sécurité. Il s’agit d’une tâche essentielle et de quelque chose de nouveau pour tout le monde, des employés aux responsables des ressources humaines (RH).
Premièrement, la santé et le bien-être des employés et de leurs familles sont en jeu. Deuxièmement, il existe des risques commerciaux que les employeurs peuvent manquer, de la protection de la vie privée à la non-conformité au Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Aux États-Unis, par exemple, les Centers for Disease Control and Prevention (CDC) ont récemment détaillé des recommandations pour améliorer la sécurité dans les immeubles de bureaux, notamment en effectuant des contrôles de température et de symptômes. Et la Commission américaine pour l’égalité d’accès à l’emploi (EEOC) continue de mettre à jour ses directives à l’intention des employeurs afin de concilier la conformité à la loi sur les Américains en situation d’handicap (ADA) et au CDC.
Cela peut être accablant pour n’importe quelle organisation. Beaucoup choisissent d’adopter une période prolongée de travail à distance avec des horaires flexibles. Les entreprises implantées dans plusieurs zones géographiques se trouvent dans des phases et des environnements très différents. De l’Asie à l’Europe, certaines régions sont plus dynamiques en matière de réouverture.
Ma première recommandation pour les clients qui envisagent de faire revenir leurs employés sur le lieu de travail en toute sécurité est de commencer par un plan qui intégrera des processus de ressources humaines. Pour aider les clients de tous les secteurs et de tous les pays à gérer cette transition, SAP a publié des mises à jour clés de la solution SAP SuccessFactors Visa and Permits, ainsi que de l’application partenaire Guardian d’Alert Enterprise.
Une technologie SAP prête pour l’avenir, pour un lieu de travail sûr et sain
Au lancement, SAP SuccessFactors Visa and Permits avait un cas d’utilisation spécifique, comme en témoigne son nom. Mais en travaillant avec les clients pour étendre ses capacités, SAP a trouvé de nombreux cas d’utilisation liés au suivi des certificats, des licences, des informations d’identification et bien plus encore qui sont particulièrement pertinents aujourd’hui. Grâce à cette solution, les utilisateurs peuvent désormais contrôler le processus de retour au bureau tout en automatisant l’application des politiques complexes et évolutives en matière de santé et de sécurité liées au COVID-19 afin de contribuer à la protection des personnes.
L’utilité réelle de ces outils
Pour un retour au travail sain et sûr, voici une approche en trois étapes pour vous aider à démarrer.
Préparez-vous
Avec SAP SuccessFactors Visa and Permits, facilitez la reprise du travail en minimisant les risques et gérez les procédures de santé et de sécurité qui régissent le retour au travail des employés.
- Offrir aux travailleurs un moyen sécurisé de soumettre des documents, tels qu’une preuve de certificat de santé numérique ou des informations d’identification, avant leur retour au travail.
- Suivre les coûts des examens de santé. Les fonctionnalités en libre-service permettent aux individus de remplir et de soumettre la documentation afin de réduire le travail manuel.
- Gérer les informations médicales sensibles des employés. Par exemple, les directives de l’EEOC indiquent que l’ADA exige que les informations médicales concernant un employé soient stockées séparément de son dossier personnel afin de limiter l’accès aux informations confidentielles. En d’autres termes, au lieu de stocker de nouvelles informations médicales dans SAP SuccessFactors Employee Central, ces informations peuvent être gérées dans SAP SuccessFactors Visa and Permits, ce qui permet de protéger les données et les employés.
- Réduire le risque d’encourir de lourdes sanctions financières, telles que la non-conformité au RGPD concernant le « traitement portant sur des catégories particulières de données à caractère personnel ». Respecter les autres réglementations légales et les règles de confidentialité des données, telles que le Health Insurance Portability And Accountability Act ou HIPAA.
- Configurer les processus de notification, d’approbation, de renouvellement, etc. Les tableaux de bord fournissent des informations sur la conformité et les actions en temps réel permettent aux entreprises de gérer leur personnel en toute confiance dans un environnement en constante évolution.
- En ce qui concerne l’intégration, les entreprises ont la possibilité de rationaliser le processus de recrutement afin de pouvoir commencer les formalités administratives le plus tôt possible pour que les nouveaux employés soient opérationnels.
Prévenir
Faites revenir le personnel non essentiel au bureau en toute sécurité grâce à la gouvernance d’accès à la santé et à la sécurité d’Alert Enterprise.
- Contrôler le nombre de personnes dans les locaux, gérer l’accès aux sites temporaires de débordement et permettre de nouveaux schémas de travail par roulement.
- Fournir une auto-déclaration et une auto-attestation avec une réintégration contrôlée de l’accès au lieu de travail en fonction de la politique. Par exemple, les employés et les visiteurs peuvent attester eux-mêmes s’ils ont de la fièvre ou non, si un membre de leur foyer a été testé positif au COVID-19, etc.
- Gérer les contrôles à l’entrée sur le site en libre-service pour la présélection, tels que les contrôles de température, en veillant à l’application des politiques et à la gouvernance des accès.
- Activer les systèmes de badges et de sécurité pour gérer l’accès à l’espace de travail et garantir l’application des politiques de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la suppression automatique de l’accès.
Détecter
Minimisez les risques en cours avec Alert Enterprise Health & Safety Intelligence Tracker pour garantir la sécurité sur le lieu de travail.
- Utiliser des outils d’analyse pour suivre les personnes exposées ou potentiellement exposées au COVID-19. La technologie permet de suivre une infection suspectée ou confirmée et d’identifier les personnes et les zones qui pourraient avoir été exposées au virus.
- Identifier les zones exposées en vue d’un confinement ou d’une désinfection. Les zones à haut risque pourraient alors être assainies et les personnes à haut risque pourraient se voir retirer leur accès à la sécurité.
- Prendre des décisions à l’aide d’informations concrètes, telles que les niveaux d’exposition, les cartes thermiques de localisation et d’autres analyses de santé et de sécurité.
Lors de la réouverture, les clients comprennent que ce n’est pas « comme d’habitude ». Ils savent que ça ne se limite pas au choix d’une date d’ouverture et à la distribution de désinfectant pour les mains. Pendant cette période d’incertitude, ils veulent savoir comment assurer la santé, la sécurité et la sûreté de leurs employés et de leurs clients.
Bien que chacun doive jouer son rôle en assumant ses responsabilités personnelles, les employeurs peuvent montrer la voie à un retour au travail sûr et sain.
